Wideokonferencja w firmie – jak ją przeprowadzić?

Nowe technologie powodują, że zmienia się zupełnie rzeczywistość w firmach i biurach. Praca często przebiega zupełnie inaczej niż jeszcze kilka, kilkanaście lat temu. Zwiększa się zasięg kontaktów oraz tempo pracy. Aby jak najbardziej ułatwić sobie wszystkie działania, minimalizując koszty, a jednocześnie zwiększając efektywność pracy, wiele firm decyduje się na wprowadzenie systemów wideokonferencyjnych.

Twarzą w twarz? Tak, ale inaczej

Dziś wcale nie trzeba spotykać się twarzą w twarz, aby załatwić pilne firmowe sprawy. Wideokonferencja umożliwia kontakt z druga osobą lub z większa ilością osób, bez kontaktu fizycznego. Oznacza to, że chcąc przeprowadzić konferencje, kurs, szkolenie, chcąc przedstawić wyniki sprzedażowe lub omówić strategie firmy z pracownikami czy współpracownikami z innych miast lub oddziałów w innych krajach, nie musisz spotykać się z nimi osobiście. Wystarczy wygodnie usiąść, wykonać kilka prostych czynności i połączyć się z osobami, które mogą być oddalone o setki kilometrów. Potrzebny jest Ci tylko odpowiedni sprzęt, oprogramowanie i oczywiście dostęp do Internetu.

Wideokonferencja jest dzisiaj jednym z najbardziej rozpowszechnionych sposobów na komunikowanie się w szerszym gronie, na prowadzenie szkoleń, czy omawianie strategii sprzedażowych w firmach.

Korzyści z wprowadzenia systemu wideokonferencji w firmie

• Podniesienie jakości komunikacji biznesowej,
• Umożliwienie łatwej komunikacji pomiędzy działami firmy, pracownikami,
• Możliwość prezentacji danych bez konieczności bezpośrednich kontaktów,
• Możliwy nadzór nad pracą swoich pracowników,
• Niskie opłaty za korzystanie z wideokonferencji (dostępność do Internetu),
• Łatwa obsługa, sterowanie zdalne, udostępnianie ekranów, etc.

Co jest potrzebne, aby móc prowadzić konferencje

Po pierwsze, dostęp do Internetu. Oczywiście Internet jest dziś powszechny, zwłaszcza w firmach. Wiele spraw załatwia się dzięki jego pośrednictwu. Zatem z dostępem do niego żadna firma nie powinna mieć problemu. Należy jednak pamiętać o jego szybkości. Nawet najlepszy system wideokonferencyjny nie będzie działał poprawnie, jeżeli Internet będzie zbyt wolny – należy o tym pamiętać.

Po drugie, odpowiednio przygotowane miejsce. W niektórych firmach koniecznie należy stworzyć profesjonalną salę konferencyjną. Ale nie zawsze. Czasem wystarczy tylko biuro. Wideokonferencje można prowadzić z każdego miejsca. Jeżeli jednak chcesz prowadzić konferencje, szkolenia, warto zainwestować w profesjonalną salę konferencyjną. Urządzając ją należy uwzględnić rozmieszczenie mebli, krzeseł stolików, klimatyzacje, a także odpowiednie zaciemnienie pomieszczenia.

Mikrofon. Bez dobrego mikrofonu żadna wideokonferencja nie będzie udana. Dźwięk w wideokonferencjach pełni niezwykle ważną rolę. Profesjonalnych mikrofonów jest bardzo dużo. Kompletowaniem sprzętu powinna zająć się profesjonalna firma.

Kamera. Chyba nikt nie wyobraża sobie, że można by było przeprowadzić wideokonferencję bez kamery, a więc bez możliwości zobaczenia osoby lub osób po „drugiej stronie”. Bez kamery wideokonferencja niczym nie różniłaby się od zwykłej rozmowy telefonicznej. Najważniejszą cechą kamery będzie oczywiście rozdzielczość.

Wideokonferencja – jest to rozwiązanie dla wszystkich. Dzisiaj, każda firma może skorzystać z niedrogiego rozwiązania wideokonferencji, cieszą się zwiększonymi możliwościami, większa efektywnością i minimalizacją kosztów.  

Najpopularniejsze kompleksowe rozwiązania  

Najlepsze firmy oferują szereg możliwości i skorzystanie z różnych systemów. Do najpopularniejszych zaliczyć można np. system konferencyjny Aver, Flox, Lifesize, Polycom, Sony czy Yealink. Aby jak najlepiej dobrać system, warto zgłosić się do profesjonalnej firmy. To ona zajmuje się zaprojektowaniem przestrzeni z wykorzystaniem poszczególnych urządzeń oraz jak najbardziej optymalnym ich dobraniem, tak, aby wideokonferencja była prawdziwą przyjemnością.