Czy archiwizacja dokumentów to obowiązek przedsiębiorcy?
Przedsiębiorcy, którzy chcą przestrzegać przepisów prawnych i nie narazić się na różnego rodzaju kary, które mogłyby doprowadzić do poważnych problemów. Jednym z obowiązków przedsiębiorców jest archiwizacja dokumentów i trzeba zadbać o nią, by ochronić różnego rodzaju dane – niedostosowanie się do tego wymogu, może mieć bardzo poważne konsekwencje. Dlaczego jest to tak istotne i czy przyniesie Twojej firmie korzyści? Sprawdźmy!
Dlaczego archiwizować dokumenty?
Archiwizacja dokumentów jest bardzo istotna – mowa tutaj zarówno o wszelkiego rodzaju pismach księgowych, które należy przechowywać przez okres kilku lat, jak również aktach pracowników, które w wielu przypadkach należy archiwizować nawet kilkadziesiąt lat! Wszelkie uchybienia związane z przechowywaniem dokumentacji mogą nieść poważne konsekwencje, dlatego też zdecydowanie warto lepiej poznać ten temat i mieć pewność, że wszystkie kwestie związane z tą dziedziną zostały dokładnie przemyślane i wdrożone. Oto 3 najważniejsze powody, dla których odpowiednie przechowywanie dokumentów na przestrzeni lat jest tak istotne dla firmy.
Po pierwsze – ponieważ to wymóg
To oczywiście najważniejsza kwestia – archiwizacja dokumentów jest bowiem bardzo dokładnie opisana w polskim prawie i stanowi wymóg, którego trzeba bezwzględnie przestrzegać. W przeciwnym razie może dojść do poważnych konsekwencji – np. kar finansowych, mogących być bardzo bolesnymi dla każdego przedsiębiorstwa. Przechowywanie pism i umów jest również istotne dlatego, że o któreś z nich może w każdej chwili wystąpić Urząd Skarbowy – w przypadku ich braku, również możesz ponieść konsekwencje jako właściciel firmy.
Po drugie – dla bezpieczeństwa
Odpowiednie zarchiwizowanie dokumentów to również bardzo istotna kwestia z punktu widzenia bezpieczeństwa – przede wszystkim firmowych danych, a także rozmaitych informacji np. na temat pracowników czy strategii, których wyciek mógłby doprowadzić do strat finansowych, a nawet różnego rodzaju kar dla firmy. Dzięki zabezpieczeniu umów (nie tylko tych tajnych, ale również jawnych), będziesz spać spokojnie i zyskasz pewność, że nic nie wydostanie się poza Twoje przedsiębiorstwo.
Po trzecie – dla porządku
Bardzo często zdarza się, że konieczne jest skorzystanie z dokumentów np. sprzed kilku lat. Jeżeli są one odpowiednio zarchiwizowane i panuje wśród nich porządek, nie będzie z tym najmniejszego problemu. Szczególnie, gdy wprowadzony został w firmie elektroniczny obieg dokumentów – dzięki niemu łatwo uzyskać dostęp do różnego rodzaju pism, bez ryzyka ich zagubienia czy zniszczenia. Warto więc zastanowić się nad tą kwestią i mieć tym samym pewność, że uzyskasz błyskawiczny dostęp do wszelkich pism oraz umów.
Skuteczne archiwizowanie dokumentów? Pomoże Ci sprawdzona firma!
Oczywiście w XXI wieku nie ma konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizowania dokumentów – możliwe jest bowiem skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która posiada własne magazyny i jest w stanie zapewnić stosom papieru odpowiednie warunki. Dzięki temu nawet po kilkudziesięciu latach dokumenty będą w doskonałym stanie! Jeżeli chcesz wybrać odpowiednią firmę, świadczącą tego rodzaju usługi, zwróć uwagę na jej doświadczenie, kwalifikacje oraz opinie na jej temat, którymi dzielą się wcześniejsi klienci.